TIPS PRESENTASI SIDANG KOMPREHENSIF

 

Presentasi Lisan

Pada umumnya, organisasi dan pengajar di kelas memerlukan sekitar 20 menit presentasi lisan proyek penelitian, yang diikuti dengan sesi tanya jawab. Presentasi lisan membutuhkan perencanaan yang matang. Bayangkan bagaimana sebuah penelitian yang dilakukan lebih dari beberapa bulan harus dipresentasikan dalam dalam waktu 20 menit kepada audiens secara langsung. Mereka yang belum membaca laporan sama sekali, atau paling banyak hanya membaca sekilas, harus diyakinkan bahwa rekomendasi dalam laporan akan benar-benar terbukti bermanfaat untuk organisasi. Semua itu harus dilakukan secara efektif hanya dalam beberapa menit.

Tantangannya adalah menjelaskan aspek-aspek penting dari penelitian dengan cara yang semenarik mungkin bagi audiens, sambil tetap memberikan informasi statistik dan kuantitatif, yang mungkin membuat banyak audiens merasa bosan. Stimulasi yang berbeda (overhead, slide, grafik gambar, tabel, dan lain-lain) harus ditampilkan secara kreatif kepada audiens untuk mempertahankan minat dan ketertarikan mereka sepanjang presentasi. Agar semua hal tersebut dapat memungkinkan, waktu dan usaha harus benar-benar dimanfaatkan dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, dan latihan presentasi. Slide, overhead, grafik, bagan, handout─semua dalam ukuran besar, dicetak tebal, dan lebih baik berwarna─membantu presenter untuk mempertahankan minat dan keterkaitan audiens. Hal tersebut juga membantu presenter membahas dan menjelaskan proyek penelitian secara koheren tanpa perlu membaca dari catatan yang disiapkan (Uma Sekaran, 2006).

Faktor yang tidak relevan pada laporan tertulis, seperti cara berpakaian, kelakuan, sikap, modulasi suara, dan semacamnya, memberikan nilai tambah dalam presentasi lisan. Berbicara secara jelas, dapat didengar, tanpa gaya yang mengganggu, dan pada kecepatan yang tepat agar mudah dipahami audiens adalah penting untuk mempertahankan perhatian mereka. Memvariasikan panjang kalimat, menjaga kontak mata, variasi nada dan modulasi suara serta tingkat aliran informasi membuat semua perbedaan untuk daya penerimaan audiens. Menggunakan catatan kecil yang rapih untuk presentasi membantu kelancaran transisi selama presentasi. Jadi, isi presentasi dan cara penyampaian harus direncanakan secara rinci. Tujuan presentasi lisan adalah untuk menggarisbawahi penemuan-penemuan yang sangat penting dan untuk menyediakan kesempatan untuk menjelaskan isu-isu yang tidak jelas kepada klien-klien atau manajer proyek teknologi informasi dengan menjawab pertanyaan mereka.

Menentukan Isi Presentasi

Karena banyak materi yang harus disampaikan, mungkin hanya dalam presentasi 20 menit, menjadi perlu untuk menentukan poin yang difokuskan dan kepentingan yang ada pada masing-masing. Mengingat audiens hanya menyerap sebagian kecil dari semua yang mereka dengar, maka penting bagi presenter untuk menentukan poin yang akan disampaikan kepada audiens, dan kemudian mengatur presentase yang sesuai. Tentu saja masalah yang diteliti, hasil yang diperoleh, kesimpulan yang ditarik, rekomendasi yang dibuat, dan cara implementasinya merupakan minat utama anggota organisasi, dan perlu ditekankan dalam presentasi. Aspek desain penelitian, rincian sampel, metode pengumpulan data, rincian rancangan program, implementasi program, rincian analisis data, dan semacamnya, bisa ditanyakan pada sesi tanya jawab oleh peserta yang berminat.

Tetapi, bergantung pada  jenis audiens, mungkin menjadi perlu untuk memberi lebih banyak tekanan pada aspek analisis data. Misalnya jika presentasi dilakukan dihadapan sekelompok ahli statiska perusahaan, atau dalam kelas metode penelitian, analisis data dan hasil lebih banyak waktu dari pada jika proyek dipresentasikan kepada sekelompok manajer yang ketertarikan utamanya adalah solusi masalah dan implementasi rekomendasi. Jadi, waktu dan perhatian yang diberikan untuk berbagai komponen penelitian akan membutuhkan penyesuaian, tergantung pada audiens.

Alat Bantu Peraga

Grafik, bagan, dan tabel membantu menjelaskan poin-poin yang ingin kita buat lebih cepat dan efektif, sesuai pribahasa bahwa sebuah gambar sebanding dengan seribu kata. Alat bantu peraga memberikan stimulus yang memikat panca indra sehinga memperpanjang perhatian audiens. Teknologi Power Point modern memungkinkan untuk menghasilkan warna pada grafik pada komputer pribadi dan diproyeksikan ke layar. Slide, transparasi, flip chart, papan tulis, dan bahan handout juga membantu audiens dengan mudah mengikuti poin kunci dari pembicara. Pilihan instrumen peraga spesifik untuk presentasi akan tergantung, di antaranya ukuran ruangan, ketersediaan layar yang baik untuk proyektor, dan batasan biaya untuk menggunakan instrumen eraga yang canggih. Semua instrumen peraga harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilihat dari sisi terjauh ruangan presentasi. Peraga yang besar dan mudah dibaca dengan huruf tebal berukuran besar membantu audiens untuk fokus pada presentasi. Alat peraga yang menampilkan perbandingkan dua sisi dari keadaan yang akan dicapai dan keadaan sekarang lewat grafik atau diagram pie membuat poin-poin tersebut jauh lebih kuat daripada penjelasan verbal yang panjang lebar dan sulit.

Melakukan Presentasi

Presentasi yang efektif juga merupakan fungsi dari seberapa santai presenter. Pembicara harus menjaga kontak mata dengan audiens, berbicara dengan cara yang dapat didengar dan dipahami, serta  peka terhadap reaksi nonverbal audiens. Ketaatan penuh pada jangka waktu dan konsentrasi pada poin yang diminati audiens merupakan aspek penting dalam presentasi (Dermawan Wibisono, 2003). Memperlihatkan kegelisahan yang  berlebih selama presentasi, kehilangan kata-kata, meraba-raba catatan audiovisual, berbicara tetapi tidak dapat didengar dan atau dengan kelakuan yang mengganggu, penyimpangan dari fokus utama penelitian,dan melebihi batas waktu merupakan hal-hal yang mengurangi keefektifan presentasi.

Kita juga tidak boleh mengabaikan pentingnya kesan yang muncul dibenak audiens karena cara berpakaian, setiap tubuh, gaya, dan kepercayaan diri yang ditunjukkan pembicara. Hal sederhana seperti menutup materi pada peraga sampai saatnya ditunjukan, dan modulasi suara, membantu memuaskan perhatian audiens pada pembahasan. Ucapan pembukaan menjadi penarik perhatian awal audiens. Aspek tertentu, seperti masalah yang diteliti, temuan, kesimpulan yang ditarik, rekomendasi yang dibuat dan implementasinya, merupakan aspek penting presentasi. Pembicara sebaiknya mengulangi poin-poin tersebut sekurangnya tiga kali di awal, sekali ketika masing-masing bidang dijelaskan, dan terakhir ketika merangkum dan menyimpulkan presentasi.

Seperti pada laporan tertulis, kunci presentasi lisan yang efektif adalah adaptasi pada audiens. Memberikan pidato formal Selama satu jam ketika yang dibutuhkan adalah diskusi selama 10 menit atau sebaliknya, mencerminkan kesan buruk pada presenter maupun laporannya. Isyarat tubuh ketika melakukan presentasi juga dapat membantu penyampaian pesan dan membuat presentasi lebih menarik untuk diikuti. Berikut ini adalah beberapa teknik untuk melakukan isyarat tubuh (Dermawan Wibisono, 2003): 1. Bukalah tangan Anda untuk menyambut audiens. Posisi lengan berada di antara pinggang dan pundak. 2. Letakkan tangan Anda di kedua sisi badan ketika tidak dipergunakan. 3. Hindari isyarat tubuh yang cepat karena akan membuat Anda kelihatan gugup. 4. Variasikan isyarat tubuh yang Anda lakukan. Kadang-kadang pergunakanlah kedua belah tangan secara bergantian, kadang-kadang gunakanlah bersamaan atau tidak digunakan sama sekali. 5. Jangan terlalu banyak menggunakan isyarat tubuh.

Menjawab Pertanyaan

Peneliti berkelanjutan dan terkonsentrasi atas topik penelitian selama periode waktu tertentu membuat presenter lebih menguasai proyek tersebut dibanding audiens. Karena itu, tidak akan sulit untuk menjawab pertanyaan dari peserta dengan keyakinan dan sikap tenang. Penting untuk tidak bersikap defensif ketika pertanyaan yang diajukan tampaknya menemukan kesalahan dalam beberapa aspek penelitian. Keterbukaan terhadap saran juga membantu, seandainya audiens pada saat itu mencetuskan beberapa ide atau rekomendasi yang sangat baik yang mungkin saja tidak terpikirkan oleh peneliti. Ide semacam itu harus diterima dengan ramah. Bila pertanyaan atau saran dari audiens ternyata buruk, paling baik untuk menerimanya tanpa menghakimi.

Sesi tanya jawab, jika ditangani dengan baik, memberi audiens penasaran terlibat dan puas. Keininan bertanya harus didorong dan direspon denagn penuh perhatian. Sesi tanya jawab interaktif ini memberikan pengalaman yang menyenangkan, baik bagi audiens maupun presenter. Seperti sudah kita lihat, presentasi selama 20 menit dan sesi tanya jawab singkat setelahnya memerlukan perencanaan matang, antisipasi terhadap keingintahuan audiens, persiapan psikologis, dan keterampilan manajemen yang baik. Pelaporan harus dilakukan dengan jujur dan terus terang. Adalah tidak etis jika tidak melaporkan temuan yang tidak menyenangkan bagi sponsor atau yang  mencerminkan keburukan pihak manajemen. Seperti disarankan sebelumnya, adalah mungkin untuk bersikap bijaksana dalam mempresentasikan temuan semacam itu tanpa menyembunyikan atau mengubah informasi untuk menyenangkan sponsor. Penelitian internal, khususnya, harus menemukan cara memperesentasikan informasi yang tidak populer secara bijak.

 

2 Comments

Leave us a Comment

logged inYou must be to post a comment.